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管理制度
1.目的
为了规范浙江滴水慈善基金会(以下简称基金会)档案的收集、保管、使用,特制定本制度。
2.范围
本规定适用于对基金会档案的日常管理。
3.职责
行政内勤:负责基金会档案的日常管理。
4.基本规定
4.1基金会档案包括下列内容:具有保存价值的文件、计划、总结、报告、方案、软件、财务资料、申请资料、人事资料、会议纪要、决议、合同、协议、内外行文图片、音像、实物等。
4.2基金会各部门开展慈善活动时,应收集上述档案材料,并在每月定期或活动结束时将资料提交行政内勤,行政内勤应对重要档案资料及时催交。
4.3行政内勤将档案归档后须填写《档案管理登记表》,并按照项目内容对档案进行编号。
4.4档案保存期限除政府有关法令或本会其他规章制度规定者外,一律按照下列规定办理:
4.4.1永久保存:基金会章程,理事名册,理事会、监事会会议纪要,基金会证照,各级批文,印鉴,年度财务报表,规章制度,不动产所有权证及其他债权凭证,人事资料,大型活动方案和图片,音像资料、档案保管清册和档案销毁清册以及其它核定须永久保存的文书;
4.4.2十五年保存:会计凭证、会计帐簿、其他经核定须十五年保存的文书(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行);
4.4.3五年保存:部门工作计划及工作总结、期满或解除的合同协议,完结后的项目方案,其它经核定须保存五年的文书;
4.5档案装订时,以左方装订为原则。如有皱折、破损、参差不齐等情况,应先整补,裁切折叠,使其整齐,再装订。
4.6因工作需要调阅档案时,应填写《档案调阅申请单》,明确查询事项,并经秘书长批准后方可查阅。
4.7《档案调阅申请单》由行政内勤留存备查。
4.8需销毁的档案由行政内勤填报《档案销毁申请表》,经秘书长批准后方可销毁。
4.9销毁档案须两人(分别负责终审和执行)以上人员共同完成。档案销毁时,需要填写《档案销毁登记表》,档案销毁每半年进行一次,即每年的1月和7月。
4.10《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各由行政内勤负责留底备查。
4.11行政内勤应妥善保管档案,所有档案应整理分类建档、专柜存放,定期通风、防湿、防虫蛀、防霉、防丢失,确保档案安全。
4.12行政内勤变动时,双方应办理档案清点交接手续。
户   名: 浙江滴水慈善基金会
开户行: 中国银行杭州开元支行
帐   号: 3688 5863 7554
 
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